e-Doręczenia: wszystko, co musisz wiedzieć

W naszym przewodniku dla przedsiębiorców dowiesz się, jak założyć adres do e-Doręczeń, czym różni się elektroniczny list polecony od tradycyjnego, a także jakie korzyści niosą e-Doręczenia dla przedsiębiorców. Odkryj, jak złożyć wniosek o utworzenie adresu na platformie gov.pl oraz jakie zastosowanie ma publiczna skrzynka e-Doręczeń w codziennej działalności biznesowej.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa, która umożliwia elektroniczne wysyłanie i odbieranie korespondencji w sposób prawnie równoważny z tradycyjnym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Co odróżnia tę usługę od zwykłej poczty e-mail? Dzięki dedykowanej skrzynce, przedsiębiorcy mogą natychmiast doręczyć lub odebrać dokumenty elektroniczne, mając pewność ich bezpiecznego dostarczenia.

Co wyróżnia e-Doręczenia na tle tradycyjnych metod doręczeń?

• Elektroniczność - szybkość i wygoda

Proces doręczenia korespondencji jest w pełni cyfrowy, co eliminuje opóźnienia i ryzyko zagubienia dokumentów. Użytkownicy mogą wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne za pomocą skrzynki do e-Doręczeń, korzystając z niej o każdej porze i z dowolnego miejsca.

• Rejestrowane - bezpieczeństwo i pewność

Korespondencja wysłana przez e-Doręczenia trafia na właściwy adres, co eliminuje ryzyko dostarczenia dokumentu do niewłaściwej osoby. Użytkownicy mogą pobrać prawnie ważne potwierdzenia doręczenia, co stanowi solidne zabezpieczenie dowodowe.

• Powszechność - dostępność

e-Doręczenia to usługa dostępna dla obywateli, przedsiębiorców i urzędów. Wystarczy założyć adres do e-Doręczeń, aby rozpocząć korzystanie z tej usługi. Przedsiębiorcy mogą wykorzystać publiczne platformy, takie jak gov.pl, by usprawnić komunikację ze swoimi klientami i partnerami biznesowymi.

Kto powinien korzystać z e-Doręczeń?

• Obywatele – korzystanie jest dobrowolne.
• Przedsiębiorcy – firmy zarejestrowane w KRS lub CEIDG.
• Podmioty publiczne – urzędy i instytucje publiczne.
• Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego.

Kogo dotyczy obowiązek e-Doręczeń?

• Podmiotów publicznych, w tym urzędów i innych jednostek publicznych.
• Podmiotów niepublicznych, takich jak fundacje i stowarzyszenia.
• Przedsiębiorców, w tym firm zarejestrowanych w KRS lub CEIDG.
• Osób wykonujących zawody zaufania publicznego, takich jak notariusze, adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni oraz rzecznicy patentowi.

Wszystkie te grupy mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń do odbierania i wysyłania korespondencji urzędowej.

Kiedy powstaje obowiązek korzystania z e-Doręczeń?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń pojawia się stopniowo i zależy od rodzaju podmiotu zobowiązanego do korzystania z nich. Dla podmiotów publicznych obowiązek wszedł od 1 stycznia 2025 roku, podczas gdy inne grupy, takie jak podmioty niepubliczne mogą zacząć korzystać z tej usługi później. Szczegółowe terminy zależą od rodzaju podmiotu.

Terminy dla różnych grup użytkowników

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń, wszedł w życie 1 stycznia 2025 roku i dotyczy tylko wybranych przedsiębiorców.

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

• firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
• firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
• firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 lipca 2025 roku (w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 roku).
• firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 roku

Czym jest okres przejściowy i kogo dotyczy?

Okres przejściowy w kontekście e-Doręczeń to czas, w którym nadawcy i odbiorcy mają możliwość przygotowania się do pełnego wdrożenia obowiązkowego systemu e-Doręczeń. Został on wyznaczony do 31 grudnia 2025 roku.

W tym okresie nowo tworzone podmioty rejestrujące się w CEIDG lub KRS będą miały obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. W następnych miesiącach wymóg ten zostanie rozszerzony o już istniejących przedsiębiorców. Nie oznacza to jednak, że firmy od razu załatwią elektronicznie wszystkie sprawy urzędowe. Procedowane są właśnie przepisy, które umożliwią administracji publicznej skorzystanie z 12-miesięcznego okresu przejściowego. W tym czasie możliwe jest stopniowe wdrażanie systemu, nauka obsługi oraz dostosowanie infrastruktury do nowych wymogów prawnych.

Jak zacząć korzystać z e-Doręczeń?

Aby rozpocząć korzystanie z e-Doręczeń, przedsiębiorca musi założyć adres do e-Doręczeń i wpisać go do bazy adresów elektronicznych (BAE).

Można to zrobić na dwa sposoby:

• za pośrednictwem publicznego dostawcy - Biznes.gov.pl,
• za pośrednictwem komercyjnego dostawcy.

Po założeniu adresu, przedsiębiorca zyskuje dostęp do skrzynki do e-Doręczeń, która znajduje się w Koncie Przedsiębiorcy. Umożliwia ona wysyłanie, odbieranie oraz przechowywanie wiadomości. Jeśli firma jest wpisana do CEIDG, przedsiębiorca może samodzielnie zarządzać skrzynką lub wyznaczyć administratora. Z kolei w przypadku przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS, wyznaczenie administratora skrzynki jest obowiązkowe.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Aby założyć adres do e-Doręczeń, przedsiębiorca powinien najpierw zalogować się na stronie Biznes.gov.pl, korzystając z rozwiązań umożliwiających identyfikację online, takich jak profil zaufany czy e-dowód.

Wystarczy kilka prostych kroków:

1. Zaloguj się do Biznes.gov.pl

Wejdź na stronę i wybierz z katalogu usług „Rejestracja firmy”. Następnie przejdź do e-usługi „Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń”.

2. Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń

Uzupełnij wymagane dane przedsiębiorcy i wybierz odpowiednie opcje.

3. Podpisz wniosek

Wybierz metodę podpisu elektronicznego:

• profil zaufany
• podpis kwalifikowany
• pieczęć elektroniczną
• e-dowód

4. Sprawdzenie wniosku przez Urząd

Po złożeniu wniosku urząd przeprowadzi jego weryfikację. Jeśli wystąpią błędy lub braki, zostaniesz poproszony o ich usunięcie w ciągu 7 dni.

5. Aktywuj skrzynkę i adres do e-Doręczeń

Po pozytywnej weryfikacji, otrzymasz wiadomość e-mail z instrukcjami aktywacji adresu e-Doręczeń. Po zalogowaniu się na Konto Przedsiębiorcy i podaniu adresu e-mail, twój adres zostanie wpisany do bazy (BAE), co pozwoli na przesyłanie dokumentów elektronicznych z urzędów.

Jakie dane są potrzebne do rejestracji?

• Nazwa przedsiębiorcy (imię i nazwisko, jeśli przedsiębiorca jest wpisany do CEIDG).
• Numer REGON (jeśli został nadany).
• Numer NIP (lub informacja o jego unieważnieniu).
• Adres do korespondencji.
• Numer KRS (jeśli przedsiębiorca jest wpisany do KRS).
• Oznaczenie formy prawnej (w przypadku KRS).
• Siedziba i adres (dla przedsiębiorców wpisanych do KRS).
• Numer PESEL (dla przedsiębiorców z CEIDG) lub Identyfikator Europejski.
• Adres e-mail (do otrzymania informacji o aktywacji skrzynki).
• Imię i nazwisko administratora skrzynki (jeśli wyznaczony) oraz jego dane kontaktowe.

Jeśli składasz wniosek w imieniu przedsiębiorcy jako pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji albo prokurent, a twoje uprawnienie jego złożenia nie wynikają z CEIDG albo KRS, przygotuj odpowiednie dokumenty:

• Pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę lub jego kopię potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem.
• Dowód zapłaty opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa

albo

• Dokument potwierdzający reprezentację bądź jego kopię, potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę.

Jakie są wymagania przy zakładaniu skrzynki e-Doręczeń?

Aktywowanie skrzynki e-Doręczeń wymaga:

• Wpisu do CEIDG lub KRS. Skrzynka e-Doręczeń jest powiązana z konkretnym przedsiębiorcą wpisanym do tych rejestrów.
• Złożenia wniosku za pośrednictwem platformy Biznes.gov.pl.
• Podania adresu e-mail do powiadomień o przychodzących wiadomościach,
• Zapoznania się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego,
• Zaznaczenia checkbox: “Rozumiem, że na aktywną skrzynkę będę dostawać korespondencję elektroniczną od urzędów, które mają adresy e-Doręczeń”

Czy skrzynka ma adres?

Tak, skrzynka e-Doręczeń ma przypisany unikalny adres elektroniczny, który pełni funkcję podobną do tradycyjnego adresu pocztowego, ale w środowisku cyfrowym. Jest to adres doręczeń elektronicznych (ADE), nadawany użytkownikowi e-Doręczeń. Adres ten umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata, jest indywidualny i nie może zmieniać właściciela.

Jak znaleźć swój adres do e-Doręczeń?

Należy zalogować się do swojego konta na portalu gov.pl i sprawdzić go w skrzynce do e-Doręczeń. Adres ten jest przypisany indywidualnie do użytkownika i wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE).

Jakie są obowiązki przedsiębiorcy w kontekście e-Doręczeń?

• Założenie adresu e-Doręczeń – przedsiębiorcy muszą posiadać adres e-Doręczeń, na który będą otrzymywać korespondencję urzędową.
• Odbieranie i wysyłanie korespondencji – przedsiębiorcy mają obowiązek regularnego odbierania i wysyłania korespondencji za pomocą e-Doręczeń.
• Aktualizacja danych – przedsiębiorcy muszą dbać o aktualność danych kontaktowych w systemie e-Doręczeń, w tym adresu e-mail, aby nie doszło do nieodebrania ważnych dokumentów.
• Dostosowanie się do wymagań ustawowych – przedsiębiorcy są zobowiązani do przestrzegania przepisów dotyczących e-Doręczeń.

Aktualizacja danych w CEIDG i BAE

W przypadku zmiany informacji dotyczących działalności, aktualizacja danych w CEIDG jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Aby dokonać zmiany, należy złożyć wniosek CEIDG-1, co można zrobić online przez portal Biznes.gov.pl, osobiście w urzędzie miasta lub gminy, lub wysyłając wniosek pocztą. Po zaktualizowaniu danych w CEIDG, przedsiębiorca powinien również zadbać o ich aktualizację w bazie adresów elektronicznych (BAE). W tym celu, po potwierdzeniu zmian w CEIDG, należy zalogować się do e-usługi na Biznes.gov.pl i złożyć wniosek o zmianę danych w BAE. Jest to istotne, ponieważ adresy w BAE są wykorzystywane do e-Doręczeń, czyli bezpiecznej komunikacji elektronicznej z urzędami.

Jak zmienić adres e-mail administratora skrzynki do e-Doręczeń?

Pełnomocnik lub reprezentant podmiotu powinien złożyć wniosek o aktualizację wpisu w BAE (Bazie Adresów Elektronicznych). Aby to zrobić, musi:

1. Zalogować się na edoreczenia.gov.pl
2. Kliknąć link „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”, następnie „Złóż wniosek”.
3. Wybrać opcję „Dla innej osoby lub podmiotu”, potem adres, którego dotyczy wniosek, a następnie sprawę: „Aktualizacja danych”.
4. Wybrać sekcję „Zmiana danych obecnego administratora”.
5. Wypełnić pola wymagane we wniosku.
6. Podpisać go za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego.

Jak wykreślić adres z bazy BAE?

W tym celu złóż wniosek online przez e-usługę. Możesz przejść do e-usługi klikając przycisk "Rozpocznij" na tej stronie. Po rozpatrzeniu wniosku, minister właściwy ds. cyfryzacji podejmie decyzję o wykreśleniu adresu twojej firmy z BAE.